Архівний відділ, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2012 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності.

1. Основні організаційні заходи архівних установ

Підготовлено проект, на основі якого прийняте 1 розпорядження голови адміністрації: від 09.11.2012 № 1205 «Про погодження номенклатур справ, науково-технічне опрацювання і передавання документів установ району в архівний відділ райдержадміністрації в 2013 році».

Здійснено наступні заходи щодо виконання розпорядження від 09.11.2012 № 1205 «Про погодження номенклатур справ, науково-технічне опрацювання і передавання документів установ району в архівний відділ райдержадміністрації в 2013 році» та аналогічного розпорядження на 2012 рік:

- в 15 установ складено і надіслано листи про науково-технічне опрацювання та передавання документів на зберігання в 2013 році;

- протягом року складено і надіслано юридичним особам 36 нагадувань  про порушення термінів передавання документів на зберігання, подання на погодження номенклатури справ.

На виконання Закону України від 10.07.2010 № 2487-VІ «Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних міських голів» архівним відділом прийнято на зберігання 3 пакети з виборчими бюлетенями, контрольними талонами, 3 пакети зі списками виборців для проміжних виборів Соснівської, Рожівської, Юрівської сільських виборчих комісій з проміжних виборів депутатів сільських рад 2012 року.

На виконання Закону України від 13.01.2011 № 2239-VІ «Про доступ до публічної інформації» архівним відділом було прийнято 3 запити на інформацію та підготовлено і передано запитувачам інформації у встановлені Законом терміни відповіді на запити. Всі запити надійшли від громадян через Макарівську району державну адміністрацію і стосувалися отримання архівної інформації.

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 №1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» в 52 установи, підприємства та організації надіслано листи про розроблення власних Інструкцій з діловодства на підставі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (в результаті – Макарівська районна державна адміністрація, Макарівська центральна районна лікарня, Кодрянська селищна та 35 сільських рад склали та затвердили власні Інструкції з діловодства.

На виконання наказу Міністерства юстиції України від 10.02.2012 №232/5 «Про затвердження Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації» в 56 установ та підприємств надіслано листи про розроблення Положень про архівні підрозділи установ на підставі Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації (в результаті – 57 установ списку № 1 склали та затвердили Положення про свої архівні підрозділи).

На виконання наказу Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» в 64 установи, підприємства та організації списку № 1 надіслано листи про розроблення керуючись Переліком типових документів номенклатур справ установ на 2013 рік.

Начальник архівного відділу взяла участь в 1 засіданні колегії Макарівської районної державної адміністрації, де заслухано питання «Про стан науково-технічного опрацювання і передавання документів установ району на державне зберігання в архівний відділ Макарівської райдержадміністрації в 2011 році».

05 березня 2012 взято участь у навчальному семінарі з питання впровадження в апараті, управліннях, відділах та в інших структурних підрозділах Макарівської райдержадміністрації Інструкції з діловодства, що проводився Макарівською районною державною адміністрацією з керівниками структурних підрозділів адміністрації.Для семінару начальником архівного відділу був підготовлений виступ на тему: «Систематизація та зберігання документів у діловодстві. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання».

В 2012 році начальник архівного відділу взяла участь у виїзних засіданнях ЕПК Державного архіву Київської області в містах Бориспіль, Переяслав-Хмельницький.

В архівному відділі є платні послуги. За них в 2012 році проведено поточний ремонт покрівлі архівного відділу (замінено 27 листів шиферу), в коридорі на вікні встановлено внутрішні відкидні металеві ґрати, встановлені козирки над вхідними дверима в основні приміщення архіву та над вхідними дверима в котельню на загальну суму 10089,45 грн., також закуплено канцтовари, проводилися заправки та ремонти картриджів принтерів, ксерокса, ремонт принтера, проводилася оплата за централізовану охорону архівного відділу, за обслуговування газовим господарством, за забезпечення функціонування веб-сайту архівного відділу Макарівської райдержадміністрації. Власними силами проведено косметичний ремонт димоходу в котельні архівного відділу.

В 2012 році архівний відділ підключено до мережі Інтернет. З 24.09.2012 розпочав роботу веб-сайт архівного відділу Макарівської райдержадміністрації на сайті «Електронна мережа Київщини», для якого було підготовлено інформації: історія архіву, контакти, зворотній зв’язок, нормативна база, регуляторні акти, діяльність, послуги, список фондів, штати, наші новини, корисні посилання. Протягом вересня-жовтня 2012 року адміністратору сайту надавалася нова або уточнена інформація по 11 розділах. В листопаді-грудні 2012 року начальником архівного відділу підготовлена (редагована) і розміщена «Автоматично-індексованим» способом інформація по 9 розділах веб-сайту архівного відділу.

2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду та державний облік документів НАФ    

У центрі уваги архівного відділу залишалися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

На виконання наказу директора Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах» розроблено План заходів щодо забезпечення пожежної безпеки в архівному відділі Макарівської районної державної адміністрації на 2013 рік та Порядок дій працівників архівного відділу Макарівської райдержадміністрації на випадок пожежі.

В архівному відділі станом на 01.01.2013 зберігається 31938 од. зб. постійного зберігання та 366 од. зб. з особового складу 150 архівних фондів.

Загальна площа архівосховища складає 50 кв. м., протяжність стелажного обладнання – 336 м, ступінь заповненнястелажного обладнання – 91 %.

В архівному відділі в 2012 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

• Проведено ремонт 141 аркуша в документах.
• Підшито 13 справ.
• Закартоновано 981 справу.
• Перевірено наявність та фізичний стан 2798 од.зб. (28 фондів).
• Знепилено 246 коробок, що становить 73,8 п.м.
• Виготовлено та замінено 170 ярликів на коробках з документами.
• Перекартоновано в результаті проведення перевіряння наявності та стану справ фондів, перероблення описів справ 2912 справ 11 архівних фондівта 77 справ з особового складу 1 архівного фонду.
• Складено 28 аркушів та 28 актів перевіряння наявності та стану справ фондів.
• Складено 3 акти про виявлення необлікованих документів під час перевіряння наявності та стану справ фондів.
• Складено 1 акт та 1 довідку про виявлення документів, що не стосуються даного фонду.
• З метою оптимального розміщення документів в архівосховищі переміщено 196 коробок з документами.
• Внесено зміни у 23 картки обліку стану справ архівних фондів.
• Внесено 28 записів в книгу обліку стану справ архівних фондів.
• Зашифровано 981 справу постійного зберігання, 4 справи з особового складу, 24 справи тимчасового зберігання.
• Перешифровано 28 справ постійного зберігання, 77 – з особового складу.
• Оформлено обкладинки 13 справ; в ході експертизи цінності документів на договірних засадах оформлено обкладинки 100 справ, відредаговано назви 18 справ.
• Оформлено 7 титульних аркушів та 8 засвідчувальних написів в справах; в ході експертизи цінності документів на договірних засадах оформлено 83 титульні аркуші та 83 засвідчувальні написи.
• Пронумеровано 317 аркушів;в ході експертизи цінності документів на договірних засадах пронумеровано 5695 аркушів, перенумеровано – 348 аркушів, перевірено нумерацію – 4451 аркуша.
• Проставлено штампи для шифрування на 2 справах; в ході експертизи цінності документів на договірних засадах проставлено штампи для шифрування на 50 справах.
• Складено 1 внутрішній опис на 13 заголовків; в ході експертизи цінності документів на договірних засадах складено 10 внутрішніх описів на 119 заголовків.
• В ході експертизи цінності документів на договірних засадах підшито 78 справ.
• Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 923 справи.
• Внесено 1 запис в Список фондів.
• Внесено 51 запис в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.
• Внесено 3 записи в книгу обліку надходжень документів з особового складу на зберігання.
• Внесено 9 записів в книгу обліку надходжень та вибуття документів тимчасового зберігання, з них 7 записів про надходження документів, 2 – про вибуття документів.
• Внесено доповнення в 54 справи фондів, сформовано 1 справу фонду, який вперше надійшов на зберігання.
• Оформлено 50 справ фондів: прошито, пронумеровано 548 аркушів, складено 10 аркушів внутрішнього опису на 255 заголовків.
• Внесено доповнення в 49 карток фондів – здійснено 56 записів, складено 1 картку фонду, який вперше надійшов на зберігання. Складено 15 карток фондів для централізованого державного обліку документів НАФ, в 10 – внесено зміни та доповнення.
• Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2012 на 25 фондів.
• Внесено зміни в паспорт архівного відділу по 32 фондах (здійснено 51 запис). Перескладено паспорт архіву станом на 01.01.2012.
• Складено 33 аркушів фондів. Внесено зміни в 32 аркуші фондів.
• Внесено зміни в 12 постелажних топографічних покажчиків, складено 1 постелажний покажчик.
• Внесено зміни в 98 пофондових топографічних покажчиків, складено 3 пофондових покажчики.
• Вилучено для знищеннядокументи, не внесені до Національного архівного фонду, з місцевих виборів 2010 року – 445 справ тимчасового зберігання фонду № 275.
• Щомісяця проводився в сховищі санітарний день.
• В списку справ архівного відділу Макарівської райдержадміністрації, що знаходяться в розшуку, які складалися станом на 01.01.2012, значилися 133 справи 43 фондів. В 2012 році не виявлено під час перевіряння наявності та стану справ фонду № 106 – 1 справу. Станом на 01.01.2013 в списку справ, що знаходяться в розшуку, значиться 134 справи 43 фондів

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів НАФ    

В архівному відділі в 2012 році продовжувалась робота щодо перероблення та удосконалення описів. Перероблено описів на 33 од. зб. постійного зберігання, 78 од.зб. з особового складу. Складено 1 передмову до опису № 2 (продовження), 1 – до опису № 1-ос (продовження); 2 акти перероблення описів справ постійного зберігання та справ з особового складу. Перероблення та удосконалення описів здійснене по фонду №275 «Колекція «Вибори депутатів місцевих рад та сільських, селищних голів Макарівського району».

Протягом 2012 року за 3 справами фонду № 69 «Макарівська селища рада та її виконавчий комітет» складено 564 каталожних картки на управлінську документацію. З них: тематичних – 124 (про виділення земельних ділянок установам, утворення, ліквідацію установ, назви вулиць тощо) та тематичних іменних – 440 (про землекористування громадян на території Макарівської селищної ради).

4. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

Протягом 2012 року архівним відділом здійснювалися заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

В архівний відділ в 2012 році на постійне зберігання прийнято 1 новий фонд № 278 «Макарівський районний центр зайнятості», 33 частини фондів, 981 справа управлінської документації постійного зберігання. З них: за новими розділами описів – 842 справи; 129 справ, що були внесені в описи раніше та залишені в установах для тимчасового зберігання та використання; 2 справи постійного зберігання, виявлені не облікованими в архівних підрозділах, передано від 2 установ і внесено в описи під літерними номерами; 3 справи, виявлені необлікованими під час перевіряння наявності та стану справ фондів №№ 120, 133, 143 і внесені в існуючі описи зазначених фондів під літерними номерами; 5 новосформованих справ, внесених в перероблений розділ опису № 2 фонду № 275.

Прийнято на зберігання 4 справи з особового складу. З них: 3 справи – від Макарівської районної та Копилівської сільської виборчих комісій з чергових та проміжних виборів депутатів місцевих рад; 1 новосформовану справу, внесену в перероблений опис № 1-ос справ з особового складу фонду № 275.

На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 1106 справ. З них – описи № 1 на 1024 справ, у тому числі на 33 од.зб. переробленого розділу опису справ постійного зберігання фонду № 275, та описи № 3 на 82 справи; погоджено: описи документів з особового складу на 306 одиниць зберігання, у тому числі на 78 од.зб. переробленого розділу опису справ з особового складу фонду № 275, 32 номенклатури справ

Експертною комісією архівного відділу на 8 засіданнях схвалено:

• 58 положень про архівні підрозділи установ списку № 1;
• 1 положення про архівний підрозділ установи списку № 2 (Макарівське районне управління юстиції);
• 1 положення про архівний підрозділ установи списку № 3 (Управління ветеринарної медицини в Макарівському районі);
• 2 положення про експертні комісії установи списку № 1;
• 1 положення про експертну комісію установи списку № 2 (Макарівське районне управління юстиції);
• 1 положення про експертну комісію установи списку № 3 (Управління ветеринарної медицини в Макарівському районі);
• 32 номенклатури справ установ списку № 1 на 3851 статтю;
• 2 номенклатури справ списку № 2 на 354 статті (Макарівське районне управління юстиції, Макарівський районний суд);
• 3 номенклатури справ установ списку № 3, самостійного відділу райдержадміністрації на 338 статей (Макарівського районного центру соціальної підтримки дітей та сімей «Промінь надії», Макарівського районного центру соціальних служб для сімей, молоді та дітей, архівного відділу Макарівської райдержадміністрації);
• 18 описів № 1 справ постійного зберігання установ списку № 1 на 1024 од.зб.;
• 1 опис № 1 (продовження) справ постійного зберігання установи списку № 2 на 17 од.зб. (відділ державної реєстрації актів цивільного стану);
• 5 описів № 3 справ постійного зберігання установ списку № 1 на 82 од.зб.;
• 15 описів справ з особового складу установ списку № 1 на 360 од.зб.;
• 10 описів справ з особового складу установ списку № 3 на 375 од.зб;
• 1 опис справ тривалого зберігання установи списку № 1 на 36 од.зб.;
• 4 описи справ тимчасового зберігання установ списку № 1 (Макарівської районної та 3 сільських виборчих комісій) на 24 од.зб.;
• 1 акт про вилучення документів з Національного архівного фонду фонду № 105 на 4 справи (1 позиції);
• 16 актів про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, установ списку № 1 на 8993 од.зб. (723 позиції);
• 7 актів про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, установ списку № 3 на 3625 од.зб. (183 позиції);
• 14 актів про нестачу справ (документів) постійного зберігання установ списку № 1 на 369 справ та 379 документів (334 позиції);
• 8 актів про нестачу справ (документів) з особового складу установ списку № 3 на 1347 справ та 44 документа (105 позицій).

Протягом року здійснено 15 комплексних та 5 контрольних перевірянь діловодства, роботи експертних комісій та архівних підрозділів установ. Складено 15 довідок про результати комплексних перевірянь та 5 довідок про результати контрольних перевірянь роботи архівних підрозділів. Внесено зміни та доповнення в 38 карток обліку роботи з установами списку № 1, складено 1 картку роботи з установою. Внесено доповнення в 13 наглядових справ установ списку № 1.

Надано 168 консультацій працівникам діловодних служб та відповідальним за роботу архівних підрозділів щодо складання номенклатур справ, науково-технічного опрацювання документів, складання описів, історичних довідок, актів про вилучення ддя знищення документів, положень про архівні підрозділи та з інших питань діловодства та архівної справи.

Станом на 01.01.2013 кількість установ - джерел формування НАФ становить 79, з них джерел комплектування архівного відділу - 65.

Погоджені номенклатури справ мають 86 % установ - джерел формування НАФ, з них установи-джерела комплектування архівного відділу - 100 %. Окремі приміщення для зберігання документів мають 35 установ.

Позапланово проведено упорядкування на договірних засадах документів Макарівської районної, Копилівської, Рожівської, Соснівської сільських виборчих комісій, часткове упорядкування документів управління Пенсійного фонду України у Макарівському районі Всього упорядковано на договірних засадах 64 од.зб. постійного зберігання, 26 од.зб. з особового складу, 18 од.зб. тимчасового зберігання.

5. Використання  інформації документів Національного архівного фонду

Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному відділі райдержадміністрації залишалося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

Протягом року надійшов 1241 запит. Виконано 1241 запит. На особистому прийомі розглянуто 614 звернень громадян.

Всього виконано 1119 тематичних запитів, з них: 1074 - з позитивним результатом, 10 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів,458 на платній основі, а саме:

1. Про землекористування фізичних та юридичних осіб – 294.

2. Про надання, визнання права власності, передавання у власність житла громадянам – 60.

3. Про надання дозволів на будівництво об’єктів містобудування – 3.

4. Про взяття громадян на квартирний облік – 3.

5. Ксерокопії документів – 25.

6. Утворення, реорганізація, ліквідація, об’єднання, роз’єднання юридичних осіб – 4.

7. Найменування, перейменування вулиць; зміна нумерації будинків – 59.

8. Інші – 10.

Всього виконано запитів соціально-правового характеру – 122, у тому числі 78 - із позитивним результатом та 58 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів Переважали соціально-правові запити про підтвердження прийняття, звільнення, переведення з посади на посаду громадян (66% від загальної кількості запитів соціально-правового характеру), встановлення мінімуму вихододнів для працівників колгоспів, КСП (25% від загальної кількості запитів соціально-правового характеру).

Архівним відділом в 2012 році виконано 73 запити щодо підтвердження трудового стажу (у тому числі 6 – щодо участі в ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС, 3 – про обрання депутатами районної ради кількох скликань підряд) для призначення пенсій на пільгових умовах (як громадянам, які постійно проживають чи працюють на території посиленого екологічного контролю (категорія 3, 4), які проживали у зоні безумовного відселення з моменту аварії на Чорнобильській АЕС до прийняття рішення про відселення (категорія 2), ліквідатори аварії на ЧАЕС (категорія 1) тощо).

Архівним відділом для поліпшення роботи із зверненнями громадян здійснюються наступні заходи: всі запити та заяви виконуються у встановлені терміни, переважно в строк від 1 до 14 днів; більшість відповідей у вигляді архівних витягів, архівних копій, архівних довідок, супроводжувальних листів до ксерокопій документів та листи про відсутність документів або відсутність потрібної інформації в документах видаються безпосередньо заявникам, в інші області та країни відповіді надсилаються поштою, прийом заяв, запитів від громадян і юридичних осіб проводиться щодня, з понеділка по п’ятницю, особистий прийом громадян начальником архівного відділу та видача архівних копій, витягів та довідок проводиться щотижня в понеділок, середу і п’ятницю. На інформаційному стенді Макарівської районної державної адміністрації, що знаходиться в приміщені райдержадміністрації за адресою смт Макарів вул.Фрунзе, 30, розміщено інформацію архівного відділу для громадян «Якщо вам потрібна архівна довідка ...», в якій містяться відомості, де, як і яку інформацію можуть отримати громадяни для підтвердження своїх цивільних і майнових прав, для оформлення соціальних пільг, виплат, пенсійного забезпечення тощо.

В 2012 році читальний зал архівного відділу відвідали 63 користувачі, які здійснили 88 відвідувань. В користування користувачам видавалася 988 справ 34 архівних фондів. Тематикою досліджень користувачів у читальному залі була робота зі збору матеріалів з Макарівської районної газети «Стахановець», «Сталінський заклик», «Ленінська зоря» за 1945-1946, 1953-1954, 1959-1964, 1969-1972, 1975, 1984, 1989-1993, 1996 роки для створення музею Макарівського навчально-виховного комплексу «Загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів – природничо-математичний ліцей», виявлення документів про утворення та функціонування туберкульозної лікарні в селі Ясногородка в 1943-1957, 1959-1962, 1968 роках, встановлення факту підтвердження майнових прав на землю, житло тощо.

В тимчасове користування видавалося 43 справи та повернуто 35 справ: 41 справу - Макарівській селищній раді, 2 справи – Чорногородській сільській раді.

В місцевій районній газеті «Макарівські вісті» було опубліковано статтю «Без архівів, без історичної пам’яті немає самого народу», присвячену Дню працівників архівних установ, в якій проаналізовано стан архівної справи в архівному відділі та установах району за 2010 рік. В районній газеті в започаткованій в 2011 році рубриці «Один день в історії району» протягом року було 20 публікацій, що містять відомості з документів архівних фондів, які стосуються подій в житті району, підприємств, установ і організацій того дня, в який виходить газета.

В архівному відділі Макарівської райдержадміністрації до 26-х роковин Чорнобильської катастрофи підготовлено збірку документальних фактів з архівних фондів, що зберігаються в архівному відділі, «Хронологія подій 1986 року в документах архівного відділу Макарівської райдержадміністрації». В збірці наведено 43 документальних свідчення з 2 травня до 30 грудня 1986 року з 9 архівних фондів архівного відділу про події, що розгорталися в Макарівському, Бородянському, Чорнобильському районах Київської області в зв’язку з аварією на Чорнобильській АЕС.

На офіційному веб-сайті Макарівської районної державної адміністрації в 2012 році щомісяця розміщувалася інформація з архівних документів, що стосуються визначних подій в житті району, підприємств, установ і організацій, «Один день в історії району» (всього подано 345 подій об’ємом 423 кБайт); в розділі «Новини» розміщувалося 10 інформацій: 8 – про проведення архівним відділом перевірок роботи архівних підрозділів, служб діловодства установ, 2 - про проведення в архівному відділі виставки документів Державного архіву Київської області до Дня Перемоги, про підготовлення збірки документальних фактів з архівних фондів, що зберігаються в архівному відділі, «Хронологія подій 1986 року в документах архівного відділу Макарівської райдержадміністрації» (всього подано інформації об’ємом 12,66 Мг байт).

6. Трудовий архів

Станом на 01.01.2013 на території Макарівського району функціонує Комунальна установа «Макарівський районний Трудовий архів», який створений при районній раді. Він має статус юридичної особи.

В Трудовому архіві працює 3 штатних працівника (завідувач, бухгалтер, сторож)..

Трудовий архів знаходиться в підвальному приміщенні Макарівської районної ради, де має робочу кімнату та 1 архівосховище. Ще одне архівосховище Трудового архіву розміщене в підвальному приміщенні Центру творчості дітей та юнацтва.

Трудовий архів зберігає 23583 од. зб. з особового складу 156 ліквідованих підприємств району. В 2012 році Трудовим архівом прийнято на зберігання 1374 справи з особового складу.

Протягом 2012 року Трудовим архівом виконано 843 запити соціально-правового характеру.

В 2012 році на виконання доручення голови Київської обласної державної адміністрації від 24.01.2012 №11-1 начальником архівного відділу райдержадміністрації проведено тематичне перевіряння роботи Комунальної установи «Макарівський районний Трудовий архів» щодо умов зберігання, порядку ведення обліку та використання архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду. Складено довідку про результати перевіряння Трудового архіву.

Начальник архівного відділу                                                                           Ю.В.Кравець