Перелік послуг:

1. Виконання запитів фізичних та юридичних осіб.

2. Надання документів для користування у читальному залі.

3. Надання документів для тимчасового користування юридичним особам, які передали зазначені документи на зберігання.

4. Виготовлення копій архівних документів.

5. Надання консультацій по телефону та на особистому прийомі.

Перелік запитів, що виконуються архівом:

1. Про землекористування (надання, вилучення, переоформлення, дозвіл на приватизацію тощо) юридичних та фізичних осіб.
2. Про надання дозволу на будівництво, перебудову будинків, господарських споруд тощо.
3. Про постановку на квартоблік, надання, оформлення права власності на житло.
4. Про найменування (перейменування) вулиць, зміну нумерації будинків.
5. Про утворення, реорганізацію, ліквідацію, зміну назв установ, підприємств.
6. Про проведення паювання в КСП, затвердження списків пайовиків КСП.
7. Про підтвердження трудового стажу (прийняття, звільнення, переведення з посади тощо) за документами колгоспів, КСП.
8. Про встановлення мінімуму вихододнів для колгоспників, членів КСП.
9. Про обрання депутатом районної ради.
10. Про підтвердження участі в ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС за протоколами зборів, засідань правління колгоспів, КСП.
11. Інші.

Характеристика основних видів запитів:

Запити до архівного відділу поділяються на:

Соціально-правові;

Тематичні;

Майнові.

Соціально-правові запити фізичної або юридичної особи пов’язані із соціальним захистом, спрямовані на забезпечення їх законних прав та інтересів, у тому числі пенсійне забезпечення та отримання пільг і компенсацій відповідно до законодавства та міжнародних зобов’язань України, що передбачають витребування інформації про:

національність (підтвердження громадянства України);

освіту;

трудовий стаж та заробітну плату в установах, організаціях та підприємствах району;

про встановлення мінімуму вихододнів для колгоспників, членів КСП;

пенсії;

присудження наукових ступенів, присвоєння вчених звань і підвищення кваліфікації;

нагороди, присудження почесних звань;

обрання депутатом районної ради;

участь у ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС (за протоколами зборів, засідань правління колгоспів, КСП, в архівному відділі не зберігаються посвідчення про відрядження до зони АЕС, табелі виходу на роботу, довідки про отримане опромінення тощо, а також документи інших установ, які знаходились в зоні ЧАЕС або направляли людей на ліквідацію аварії);

участь у Великій Вітчизняній війні;

перебування в партизанських загонах та з’єднаннях, участь у підпільному русі в період Великої Вітчизняної війни;

перебування в евакуації, на окупованій території України та інших держав у період Великої Вітчизняної війни;

примусове вивезення з тимчасово окупованої території до Німеччини та інших країн Центральної та Східної Європи в період Великої Вітчизняної війни;

репресії, депортації, розкуркулення, позбавлення волі та виборчих прав (у тому числі про конфіскацію майна) і наступну реабілітацію.

Запити виконуються безкоштовно. Термін виконання запитів – 30 днів з дня реєстрації запиту або заяви.

Тематичні запити стосуються надання інформації з певної проблематики, теми, події, факту за визначений хронологічний період. Різновидом тематичного запиту є фактографічний запит щодо встановлення або підтвердження певного факту, події, дати, зокрема:

про найменування (перейменування) вулиць, зміну нумерації будинків;

про утворення, реорганізацію, ліквідацію, зміну назв установ, підприємств (безоплатно надаються громадянам для їх соціального захисту, наприклад: для призначення пенсій, соціальних пільг, виплат, підтвердження статусу учасника ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС, для відновлення записів в трудових книжках в разі їх втрати тощо);

про проведення паювання в КСП, затвердження списків пайовиків КСП.

Майнові запити стосуються підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно:

про виділення земельних ділянок під будівництво об’єктів господарства, установ, закладів, житлових будинків, допоміжних приміщень та інше землекористування (надання, вилучення, переоформлення, дозвіл на приватизацію тощо) юридичних та фізичних осіб;

про надання дозволу на реконструкцію та перебудову існуючих споруд;

про закріплення прибудинкової території за будинковолодіннями;

про введення в експлуатацію будівель та господарчих споруд;

про виділення житла;

про продаж домоволодінь;

про виготовлення копій ситуаційних, будівельних планів та відповідних рішень виконкомів;

про постановку на квартоблік, надання, оформлення права власності на житло.

Тематичні та майнові запити виконуються на платній основі Сума оплати за роботи (послуги) у сфері використання архівних документів за запитами установ, організацій та заявами фізичних осіб встановлюється відповідно до Цін на роботи (послуги), що виконуються архівним відділом Макарівської районної державної адміністрації. Безоплатно здійснюється надання тематичних архівних довідок, копій, витягів судам, правоохоронним, контрольно-ревізійним органам, органам виконавчої влади, місцевого самоврядування для забезпечення виконання їх повноважень, а також юридичним та фізичним особам, які передали зазначені документи на зберігання. Термін виконання запитів – 30 днів. Терміни виконання запитів можуть бути подовжені в залежності від складності роботи.

Непрофільні запити виконуються протягом 15 днів з часу реєстрації запиту.

Упорядкування документів

Архівним відділом Макарівської райдержадміністрації здійснюється науково-технічне опрацювання документів підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності на договірній основі. Сума оплати за роботи (послуги) за науково-технічне опрацювання документів встановлюється відповідно до Цін на роботи (послуги), що виконуються архівним відділом Макарівської районної державної адміністрації. Форма оплати безготівкова або готівкова (через установи банків). Термін виконання робіт обумовлюється в договорі, який укладається між архівним відділом та юридичною особою.

Якщо юридична особа упорядковує документи власними силами, архівним відділом надаються консультації та методична допомога з питань науково-технічного опрацювання документів.

Інформація про консультації, що надаються:

Якщо вам потрібна архівна довідка…

До архівного відділу Макарівської районної державної адміністрації щорічно звертається близько тисячі громадян не тільки з Макарівського району, а й з інших районів та міст України з метою одержання архівних довідок, витягів, копій.

Однією з форм звернення до архіву є письмовий запит юридичної особи або письмова заява фізичної особи щодо надання архівної інформації з певного питання, яка може бути надіслана поштою або подана громадянином особисто на прийомі. Звернувшись на прийом в архів особисто, громадянин власноруч заповнює заяву встановленого зразка у випадку, коли на зберіганні в архіві є документи, відомості з яких цікавлять заявника. У випадку відсутності таких документів, працівник архіву, що здійснює прийом, радить куди звернутися заявнику з приводу позитивного розгляду його звернення. Якщо заявнику у будь-якому випадку необхідна відповідь з архіву по суті звернення, то у нього приймається заява, на яку відповіддю буде лист. При прийомі заяви збираються всі відомості, необхідні для наведення довідки: уточнюється прізвище, ім’я, по батькові заявника згідно з паспортом та інші відомості по предмету заяви. При наведенні довідок про стаж роботи заяви приймаються згідно записів трудової книжки (з вказанням назви підприємства, його перейменування, місцезнаходження, дати прийняття та звільнення з роботи, перелік займаних посад тощо). Запит фізичної особи може стосуватись самого заявника, осіб, що перебувають на його утриманні або під його опікою, померлої дружини (чоловіка) або близьких родичів. У заяві повинно бути точно вказано, для якої мети і в яку організацію потрібна архівна довідка. У випадку надходження до архіву непрофільного запиту, архів пересилає його за місцем зберігання документів по суті запиту, якщо володіє достовірною інформацією про їх місцезнаходження. У випадку неповної інформації, викладеної заявником у зверненні, — заявнику надсилається лист, в якому архів просить надати більш точну та докладну інформацію для позитивного вирішення порушеного у зверненні питання та вказує, яку саме. Внаслідок позитивного розгляду запиту заявник отримує від архівної установи архівну довідку, копію або витяг. Архівні довідки, копії та витяги видаються громадянам особисто або надсилаються поштою. Надання архівних довідок, копій та витягів, необхідних для соціального захисту громадян, а також на запити органів державної влади, органів місцевого самоврядування (для виконання їх повноважень) архівним відділом здійснюються безкоштовно. Всі довідки, видані архівом, є офіційними документами, що мають юридичну силу і можуть бути використані їх одержувачами для підтвердження своїх цивільних і майнових прав, а також для оформлення соціальних пільг, виплат, пенсійного забезпечення тощо.

Перелік запитів, які виконує архівний відділ Макарівської райдержадміністрації:

• про землекористування юридичних та фізичних осіб
• про дозволи на будівництво, перебудову будинків, господарських споруд
• про постановку на квартоблік, надання, оформлення права власності на житло
• про найменування вулиць, зміна нумерації будинків
• про утворення, реорганізацію, ліквідацію, зміну назв установ, підприємств
• про проведення паювання в КСП, затвердження списків пайовиків КСП
• про підтвердження трудового стажу (прийняття, звільнення, переведення з посади тощо) за документами колгоспів, КСП
• про встановлення мінімуму вихододнів для колгоспників, членів КСП
• про обрання депутатом районної ради
• про підтвердження участі в ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС

Хоча в архівному відділі зберігається понад 40 тис. справ 153 архівних фондів, 63 з яких є діючими і постійно поповнюються документами установ і організацій, але не на всі запитання, з якими звертаються громадяни, архівний відділ може надати позитивну відповідь. Архів зберігає документи не всіх установ, організацій, підприємств, які діяли або діють на території Макарівського району. Архів приймає на зберігання документи з основної діяльності тільки тих установ, підприємств та організацій районного рівня, які мають історичну цінність і можуть бути включені, як складова частина, до Національного архівного фонду України. Такі документи зберігаються постійно.

Відомості з особового складу (накази про прийом на роботу, переведення та звільнення, особові справи працівників, відомості нарахування заробітної плати) мають 75-річний термін зберігання і повинні знаходитися в архіві самої установи або установи-правонаступника. У випадку ліквідації установи документи повинні передаватися на зберігання до відомчих організацій вищого рівня або в спеціальну архівну установу. На території Макарівського району документи з кадрових питань (особового складу) ліквідованих установ зберігаються в Комунальній установі «Об’єднаний трудовий архів сільських та селищних рад Макарівського району».

Окрім зазначених архівів рекомендуємо звертатися за довідками для підтвердження:

• трудового стажу і заробітної плати - в установи і організації по місцю роботи, Державний архів Київської області (робота в районних комітетах Компартії України та ЛКСМУ, м. Київ вул. Юрія Іллєнка, 40);
• документів нотаріального характеру за післявоєнні роки - в Макарівську державну нотаріальну контору, приватні нотаріальні контори;
• технічних та інших документів стосовно житла - в Комунальне підприємство Київської обласної ради «Північне бюро технічної інвентаризації»;
• будівельних паспортів та інших документів, що стосуються забудови, - у сектор містобудування, архітектури та цивільного захисту Макарівської райдержадміністрації;
• Державних актів на право приватної власності на землю, іншої земельно-кадастрової документації – у Макарівський відділ Головного управління Держгеокадастру у Київської області;
• обрання депутатами обласної ради - в Державний архів Київської області, Київську обласну раду;
• реєстрації народження, одруження, смерті – у Макарівський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ) (з 1942 року), Державний архів Київської області (1918-1941), Центральний історичний архів (до 1918 року, м. Київ вул. Солом’янська, 24);
• служби і роботи в Радянській армії в часи Великої Вітчизняної війни і перші повоєнні роки, про загиблих і пропавших безвісти – в Центральний архів Міністерства оборони Російської федерації (Московська обл., м.Подольськ, вул.Кірова, 74) ;
• поранення та лікування в госпіталях в роки війни – у Військово-медичний музей Міністерства оборони Росії (м.Санкт-Петербург, Лазерний провулок, 12);
• участі у партизанському русі – в Державний архів Київської області, Центральний державний архів громадських організацій України (м.Київ, вул.Кутузова, 8);
• про репресованих – в управління СБУ, МВС у Київській області, Державний архів Київської області ;
• родинного коріння – в Державний архів Київської області ;
• вивезення в Німеччину на примусові роботи з територій Київської області – в Державний архів Київської області.

Начальник архівного відділу                                                      Юлія КРАВЕЦЬ

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ начальника

архівного відділу

01.07.2016 № 07

Графік

особистого прийому громадян посадовими особами архівного відділу

Макарівської районної державної адміністрації Київської області

Начальник відділу                                                              Ю.В.Кравець