|
Макарівський архівний сектор архівного відділу Бучанської райдержадміністрації |
|
|
Звіт Підсумки роботи архіву за 2011 рік Архівний відділ, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2011 рік, досягнув позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності. 1. Основні організаційні заходи архівних установ Підготовлено проекти, на основі яких прийняті 2 розпорядження голови адміністрації: № 525 від 30.03.2011 «Про оплату за роботи (послуги), що виконуються архівним відділом Макарівської районної державної адміністрації», яке зареєстроване в Макарівському районному управлінні юстиції 31.03.2011 за №1/122, та № 1816 від 28.10.2011 «Про погодження номенклатур справ, науково-технічне опрацювання і передавання документів установ району в архівний відділ райдержадміністрації в 2012 році». З 20.04.2011 розпорядження № 525 від 30.03.2011 «Про оплату за роботи (послуги), що виконуються архівним відділом Макарівської районної державної адміністрації» набуло чинності, внаслідок чого збільшилися надходження на позабюджетний рахунок райдержадміністрації за надання архівних послуг, та стало можливим здійснити монтаж пожежно-охоронної сигналізації, відновити її функціонування, придбати нові картонажі тощо. Здійснено наступні заходи щодо виконання розпорядження № 1816 від 28.10.2011 «Про погодження номенклатур справ, науково-технічне опрацювання і передавання документів установ району в архівний відділ райдержадміністрації в 2012 році» та аналогічного розпорядження на 2011 рік: - в 31 установу складено і надіслано листи про погодження номенклатур справ на 2012 рік, науково-технічне опрацювання та передавання документів на зберігання в 2012 році; - протягом року складено і надіслано юридичним особам 68 нагадувань про порушення термінів передавання документів на зберігання, подання на погодження номенклатури справ. На виконання Закону України № 2487-VІ від 10.07.2010 «Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних міських голів» архівним відділом прийнято на зберігання 10 коробок, 5 пакетів з виборчими бюлетенями, контрольними талонами, 5 пакетів зі списками виборців для повторних та проміжних виборів, повторного голосування Макарівської селищної, Колонщинської, Червонослобідської, Мостищанської, Новосілківської, Копилівської сільських виборчих комісій з виборів до селищної ради та селищного голови 2010 року, повторних та проміжних виборів депутатів селищної та сільських рад 2011 року. Начальник архівного відділу взяла участь в 1 засіданні колегії Макарівської районної державної адміністрації, де заслухано питання «Про стан науково-технічного опрацювання і передавання документів установ району на державне зберігання в архівний відділ Макарівської райдержадміністрації в 2010 році». 15.02.2011, 01.03.2011 начальник архівного відділу взяла участь в навчальних семінарах новообраних сільських та селищного голів та новопризначених секретарів сільських та селищної рад, які проводилися Макарівською районною державною адміністрацією за участі Макарівської районної ради. Для семінарів архівним відділом був підготовлений виступ на тему: «Складання та ведення номенклатури справ сільської (селищної) ради» та розроблено Методичні рекомендації зі складання номенклатури справ сільської, селищної ради, які були розмножені та роздані учасникам семінару. Всього було залучено в семінарах 14 сільських та 1 селищний голова, 12 секретарів сільських, 1 секретар селищної рад та 1 керуючий справами (секретар) виконавчого комітету Макарівської селищної ради (29 посадових осіб). В 2011 році начальник архівного відділу взяла участь у виїзних засіданнях ЕПК Державного архіву Київської області в містах Бориспіль, Васильків, Ірпінь. В архівному відділі є платні послуги. За них в 2011 році закуплено канцтовари, проведено заправки та ремонти картриджів ксерокса, принтера, з 01 серпня 2011 року проводиться оплата за централізовану охорону архівного відділу. В 2011 році проведено монтаж засобів охоронної сигналізації, придбано та встановлено прилад приймально-контрольний охоронно-пожежний «Дунай-4.2» на суму 3505 грн., придбано 100 архівних коробок для зберігання архівних документів на загальну суму 5640 грн., мережевий комутатор на загальну суму 229,90 грн. 2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду У центрі уваги архівного відділу залишалися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання. На виконання розпорядження голови Київської обласної державної адміністрації № 547 від 09.04.2008 «Про заходи щодо забезпечення збереження документів в архівних установах Київської області» в 2011 році проведено монтаж засобів охоронної сигналізації та встановлено прилад приймально-контрольний охоронно-пожежний «Дунай-4.2»; укладено Договір централізованої охорони архівного відділу між Макарівською районною державною адміністрацією та Товариством з обмеженою відповідальністю «ВВ-ЩИТ» та з 01.08.2011 відновлено централізовану охорону архівного відділу; придбано 100 архівних коробок для зберігання архівних документів; на виконання припису Державного пожежного нагляду проведено заміри опору ізоляції електромережі в приміщенні архівного відділу. В архівному відділі станом на 01.01.2012 зберігається 30957 од. зб. постійного зберігання та 362 од. зб. з особового складу. Загальна площа архівосховища складає 50 кв. м., протяжність стелажного обладнання – 336 м, ступінь заповненнястелажного обладнання – 88 %. В архівному відділу в 2011 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:
В списку справ архівного відділу Макарівської райдержадміністрації, що знаходяться в розшуку, які складалися станом на 01.01.2011, значаться 133 справи 43 фондів. Станом на 01.01.2012 змін в списку справ, що знаходяться в розшуку, не відбулося. 3. Державний облік документів НАФ В архівному відділі в 2011 році продовжувалась робота щодо перероблення та удосконалення описів. Перероблено описів на 413 од. зб. Складено 1 передмову до опису № 2 (продовження); 1 акт перероблення описів справ постійного зберігання. Перероблення та удосконалення опису здійснене по фонду №275 «Колекція «Вибори депутатів місцевих рад та сільських, селищних голів Макарівського району». Протягом 2011 року за 6 справами фонду № 69 «Макарівська селища рада та її виконавчий комітет» складено 772 каталожних картки на управлінську документацію. З них: тематичних – 36 (про виділення земельних ділянок установам, утворення, ліквідацію установ, назви вулиць тощо) та тематичних іменних – 736 (про землекористування громадян на території Макарівської селищної ради). 4. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій Протягом 2011 року архівним відділом здійснювалися заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ. В архівний відділ в 2011 році на постійне зберігання прийнято 24 частини фондів, 1703 справи управлінської документації постійного зберігання. З них: за новими описами – 1498 справ; 152 справи, що були внесені в описи раніше та залишені в установах для тимчасового зберігання та використання; 13 справ постійного зберігання передано від редакції газети «Макарівські вісті», Макарівської селищної, Ситняківської сільської рад, УДК у Макарівському районі, Макарівського дитячого будинку «Барвінок» і внесено в описи під літерними номерами; 2 справи, виявлені необлікованими під час перевіряння наявності та стану справ фонду №92 і внесені в існуючий опис зазначеного фонду під літерними номерами; 38 новосформованих справ, внесених в перероблений розділ опису № 2 фонду №275. Прийнято на зберігання 74 справи з особового складу від 2 селищних та 36 сільських виборчих комісій з чергових та проміжних виборів депутатів місцевих рад та сільських, селищних голів. На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 2158 справ. З них – описи № 1 на 2006 справ, у тому числі на 413 од.зб. переробленого розділу опису справ постійного зберігання фонду № 275, та описи № 3 на 152 справи, погоджено описи документів з особового складу на 536 одиниць зберігання, 15 номенклатур справ Експертною комісією архівного відділу на 8 засіданнях схвалено:
Протягом року здійснено 13 комплексних та 2 контрольних перевірянь діловодства, роботи експертних комісій та архівних підрозділів установ. Складено 13 актів про комплексні перевіряння стану діловодства та архівної справи архівних підрозділів, 13 довідок про результати комплексних перевірянь та 2 довідки про результати контрольних перевірянь роботи архівних підрозділів. Надано 159 консультацій працівникам діловодних служб та відповідальним за роботу архівних підрозділів щодо складання номенклатур справ, науково-технічного опрацювання документів, складання описів, історичних довідок, актів про вилучення ддя знищення документів, положень про архівні підрозділи та з інших питань діловодства та архівної справи. Станом на 01.01.2012 кількість установ - джерел формування НАФ становить 79, з них джерел комплектування архівного відділу - 65. Погоджені номенклатури справ мають 85 % установ - джерел формування НАФ, з них установи-джерела комплектування архівного відділу - 100 %. Окремі приміщення для зберігання документів мають 37 установ. Позапланово проведено упорядкування на договірних засадах документів Макарівської дитячої школи мистецтв, 1 селищної, 36 сільських виборчих комісій. Всього упорядковано на договірних засадах 403 од.зб. постійного зберігання, 74 од.зб. з особового складу, 416 од.зб. тимчасового зберігання. 5. Використання інформації документів Національного архівного фонду Основною формою використання інформації архівних відділів райдержадміністрацій, залишалося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру. Протягом року надійшло 1054 запити. Виконано 1054 запити. На особистому прийомі розглянуто 787 звернень громадян. Всього виконано 888 тематичних запитів, з них: 855 - з позитивним результатом, 10 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів,650 на платній основі, а саме: 1. Про землекористування фізичних та юридичних осіб – 441. 2. Про надання, визнання права власності, передавання у власність житла громадянам – 70. 3. Ксерокопії документів – 46. 4. Утворення, реорганізація, ліквідація, об’єднання, роз’єднання юридичних осіб – 15. 5. Найменування, перейменування вулиць; зміна нумерації будинків – 70. 6. Інші – 8. Всього виконано запитів соціально-правового характеру – 166, у тому числі 103 - із позитивним результатом та 66 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів Переважали соціально-правові запити про підтвердження прийняття, звільнення, переведення з посади на посаду громадян (70% від загальної кількості запитів соціально-правового характеру), встановлення мінімуму вихододнів для працівників колгоспів, КСП (26% від загальної кількості запитів соціально-правового характеру). В 2011 році читальний зал архівного відділу відвідали 81 користувач, які здійснили 95 відвідувань. В користування користувачам видавалася 1001 справа 46 архівних фондів. Тематикою досліджень користувачів у читальному залі була робота з Макарівською районною газетою «Стахановець» за 1945-1947 роки для написання магістерської роботи «Макарівщина в роки Великої Вітчизняної війни (1941-1943рр.)», збір матеріалів з Макарівської районної газети «Сталінський заклик», «Ленінська зоря» за 1951-1952, 1955-1960 роки для створення музею Макарівського навчально-виховного комплексу «Загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів – природничо-математичний ліцей», виявлення документів для дослідження історії села Мар’янівка у повоєнні роки, встановлення факту підтвердження майнових прав на землю, житло тощо. В тимчасове користування видавалося та повернуто 67 справ. Прокуратурою Макарівського району, Макарівським РВ ГУ МВС України в Київській області проведено виїмки 1 документа фонду № 1, 1 справи фонду № 36, 6 документів фонду № 49, 4 документів фонду № 57, 2 документів фонду № 261 (всього вилучено 1 справу, 13 документів). До 25-ї річниці Чорнобильської катастрофи підготовлено виставку з 20 копій документів за 1986 рік 1 архівного фонду (№ 25 «Редакція газети «Макарівські вісті») «Хроніка подій 1986 року в районі на сторінках «Ленінської зорі». На виставці представлені фотокопії статей, заміток, фотографій тощо, розміщених на шпальтах Макарівської районної газети «Ленінська зоря» (колишня назва «районки») за травень-вересень 1986 року. До 20-ї річниці Незалежності України підготовлено виставку з 19 копій документів за 1991 рік 2 архівних фондів (№ 1 «Макарівська районна рада», №25 «Редакція газети «Макарівські вісті») «1991 рік. Місце подій - Макарів». На виставці представлені фотокопії повідомлень, інтерв’ю, звернень тощо, розміщених на шпальтах Макарівської районної газети за серпень-грудень 1991 року, та копії протоколу, рішень сесій Макарівської районної Ради народних депутатів за вересень-жовтень 1991 року, що є документальним підтвердженням подій, які розвивалися в Макарові в зв’язку з державним переворотом в СРСР та проголошенням незалежності України. В місцевій районній газеті «Макарівські вісті» було опубліковано статтю «Архіви – то приспана пам’ять народу, доторкнися і заб’є джерелом», присвячену Дню працівників архівних установ, в якій проаналізовано стан архівної справи в архівному відділі та установах району за 2010 рік. До 25-ї річниці Чорнобильської катастрофи в газеті «Макарівські вісті» в добірці статей «Аварія на Чорнобильській АЕС – трагедія віку» в розділах «У перші дні лиха», «Евакуйованих прийняла Макарівщина», «Чорнобильці обживаються на новому місці», «У переселенців – новосілля» було опубліковано відомості з документів архівних фондів архівного відділу, що стосуються подій, які відбувалися на Макарівщині після аварії на Чорнобильській АЕС до кінця 1986 року. З січня 2011 року в районній газеті започатковано рубрику «Один день в історії району», в якій протягом року було 19 публікацій, що містять відомості з документів архівних фондів, які стосуються подій в житті району, підприємств, установ і організацій того дня, в який виходить газета. Проведено 1 оглядову екскурсію для учнів 6-Б класу Макарівського навчально-виховного комплексу «Загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів-природничо-математичний ліцей». На офіційному веб-сайті Макарівської районної державної адміністрації з березня 2011 року щомісяця розміщувалася інформація з архівних документів, що стосуються визначних подій в житті району, підприємств, установ і організацій, «Один день в історії району» (всього подано 344 події об’ємом 409 кБайт); до 25-ї річниці Чорнобильської катастрофи розміщено відомості з документів 9 архівних фондів стосовно подій, що відбувалися в 1986 році в Макарівському районі в зв’язку з аварією на Чорнобильській АЕС, «Хронологія подій 1986 року в документах архівного відділу Макарівської райдержадміністрації» (всього подано 43 події об’ємом 84,5 кБайт); в розділі «Анонси подій» розміщувалися 2 інформації з фотографіями про проведення в архівному відділі виставок документів, організованих до 25-ї річниці Чорнобильської катастрофи та 20-ї річниці Незалежності України (всього подано інформації об’ємом 6,39 Мг байт). На виконання листа № 01-20/242 від 14.04.2011 Державного архіву Київської області, з метою створення в Державному архіві Київської області архівного фонду «Колекція документів з історії повсякденного життя населення України у період окупації під час Великої Вітчизняної війни (зібраних методом усної історії)», в 1 селищну та 36 сільських рад Макарівського району надіслано листи з проханням сприяти у створенні зазначеної Колекції, а саме: надати представникам місцевого населення, які були свідками окупації чи були вивезені на примусові роботи в Німеччину під час Великої Вітчизняної війни, спеціально розроблений для зазначеного заходу Запитальник. В результаті проведеної сільськими та селищною радами роботи було заповнено та передано в Державний архів Київської області 45 Запитальників для вивчення повсякденного життя сільського населення України у період окупації під час Другої світової війни методом «усної історії», зібрані 1 селищною та 21 сільськими радами. Архівним відділом для поліпшення роботи із зверненнями громадян здійснюються наступні заходи: всі запити та заяви виконуються у встановлені терміни, переважно в строк від 1 до 14 днів; більшість відповідей у вигляді архівних витягів, архівних копій, архівних довідок, супроводжувальних листів до ксерокопій документів та листи про відсутність документів або відсутність потрібної інформації в документах видаються безпосередньо заявникам, в інші області та країни відповіді надсилаються поштою, прийом заяв, запитів від громадян і юридичних осіб проводиться щодня, з понеділка по п’ятницю, особистий прийом громадян начальником архівного відділу та видача архівних копій, витягів та довідок проводиться щотижня в понеділок, середу і п’ятницю. На інформаційному стенді Макарівської районної державної адміністрації, що знаходиться в приміщені райдержадміністрації за адресою смт Макарів вул.Фрунзе, 30, розміщено інформацію архівного відділу для громадян «Якщо вам потрібна архівна довідка ...», в якій містяться відомості, де, як і яку інформацію можуть отримати громадяни для підтвердження своїх цивільних і майнових прав, для оформлення соціальних пільг, виплат, пенсійного забезпечення тощо. 6. Трудовий архів Станом на 01.01.2012 на території Макарівського району функціонує Комунальна установа «Макарівський районний Трудовий архів», який створений при районній раді. Він має статус юридичної особи. В Трудовому архіві працює 3 штатних працівника. Трудовий архів знаходиться в підвальному приміщенні Макарівської районної ради, де має робочу кімнату та 1 архівосховище. Ще одне архівосховище Трудового архіву розміщене в підвальному приміщенні Центру творчості дітей та юнацтва. Трудовий архів зберігає 22209 од. зб. з особового складу 146. ліквідованих підприємств району Протягом 2011 року Трудовим архівом виконано 805 запитів соціально-правового характеру.
Начальник архівного відділу Ю.В.Кравець |